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Wichtige Erkenntnisse
- Google Maps erlaubt höchstens neun Zwischenstopps inklusive Endziel, die Reihenfolge lässt sich nur manuell per Ziehen sortieren.
- Die ADAC Staubilanz 2025 registriert 478.000 Staustunden auf deutschen Autobahnen, rund 7 Prozent mehr als 2024, Spitzen an Mittwoch und Donnerstag.
- Das Bundesarbeitsgericht zählt Fahrten zum ersten und vom letzten Kunden als vergütungspflichtige Arbeitszeit.
- Vor- und Nachbereitung kosten manuell rund eine Stunde pro Termin, lassen sich aber per Sprachanruf in die Fahrzeit verlagern.
Wie plant man eine Außendienst-Tour Schritt für Schritt?
Eine gute Tour entsteht nicht am Morgen vor dem ersten Termin, sondern am Vortag in vier Schritten. Wer diese Schritte einmal sauber aufsetzt, plant künftig jede Woche in Minuten statt in Stunden. Der Unterschied zwischen einem vollen Kalender und einer echten Tagesroute liegt nämlich nicht in der App, sondern in der Reihenfolge der Entscheidungen: erst Gebiet, dann Kunden, dann Uhrzeiten.
- Kundenliste aufsetzen: Alle aktiven Kunden und Interessenten mit Adresse, Umsatz und letztem Besuchstermin an einem Ort, zum Beispiel im CRM oder in einer Tabelle. Diese Liste ist deine Stammdatenquelle für jeden weiteren Schritt.
- Gebietscluster bündeln: Gruppiere deine Kunden nach PLZ, Himmelsrichtung oder Radius um einen Drehkreuz. Drei bis fünf Cluster reichen für die meisten Gebiete. Jedes Cluster wird später zu einem Tourtag.
- Tagesroute ableiten: Lege pro Cluster eine Route mit fester Start- und Endzeit fest. Erster Stopp nah am Wohnort oder am Vorabend-Übernachtungsort, dann in einer logischen Linie durchs Cluster, letzter Stopp auf dem Heimweg.
- Reihenfolge prüfen: Geh die Route am Ende noch einmal durch: Ergibt die Reihenfolge Sinn, wenn du morgens und nachmittags Stau einrechnest? Liegt dein A-Kunde nicht zufällig am schlechtesten Zeitpunkt des Tages?
Der wichtigste Schritt ist die Kapazitätsrechnung, die die meisten Außendienstler überspringen. Die Formel: Verfügbare Arbeitszeit minus Puffer, geteilt durch Fahrzeit plus Gesprächszeit plus Nachbereitungszeit pro Termin. Das Ergebnis ist die realistische Zahl an Stopps pro Tag. Wer sie ignoriert, plant sechs Termine in einen Tag, der realistisch fünf hergibt, und schiebt am Ende jeden Überhang auf den Abend. Mehr zu Prozessen, Tools und Best Practices im Außendienst findest du in unserem Außendienst-Leitfaden.
Reichen Google Maps und Excel für die Tourenplanung?
Für den ersten Blick: ja. Für eine echte Tour: nur bedingt. Google Maps nimmt mehrere Ziele an, aber die Grenze liegt bei höchstens neun Zwischenstopps inklusive Endziel[1]. Und die Reihenfolge sortiert Maps nicht für dich: Du musst jeden Stopp manuell per Drag-and-Drop an die gewünschte Position ziehen[1]. Maps zeigt dir also, wie du von A nach B kommst, aber nicht, welche Reihenfolge von A bis I die kürzeste ist.
Microsoft Excel hat das gegenteilige Problem. Excel kennt keine Fahrzeiten, keine Live-Verkehrsdaten und optimiert nichts. Was Excel gut kann: Prioritäten sichtbar machen. Eine sortierte Kundenliste mit Umsatz und letztem Besuch ist ein hervorragender Planungs-Input. Nur die Route selbst entsteht in Excel nicht.
Warum die manuelle Reihenfolge schneller an ihre Grenze stößt, als man denkt: Das ist das Problem des Handlungsreisenden. Mit jedem zusätzlichen Stopp explodiert die Zahl der möglichen Reihenfolgen, und dein Bauchgefühl prüft davon vielleicht drei. Ab etwa fünf bis sechs Stopps pro Tag lohnt sich deshalb ein Tourenplaner, der die Reihenfolge automatisch nach Fahrzeit optimiert. Darunter reichen Maps für die Route und Excel für die Prioritäten völlig aus.
Welche Kunden gehören in welche Tour?
Die häufigste Planungsfalle: Du sammelst Termine einzeln, wann immer ein Kunde einen Slot frei hat, und wunderst dich am Freitag, dass du dreimal quer durchs Gebiet gefahren bist. Besser ist der umgekehrte Weg: Erst das Cluster, dann die Kunden. Du kombinierst also Kundenwert und Standort, statt sie getrennt zu betrachten.
- Kunden nach Umsatz oder Deckungsbeitrag ranken: Die ABC-Analyse sortiert deine Kundenliste nach ihrem Wert. Nach dem Paretoprinzip stammt der Großteil deines Umsatzes von einer kleinen Gruppe von Kunden, während eine lange Reihe kleiner Accounts wenig beiträgt.
- A-Kunden feste Slots geben: Deine A-Kunden bekommen verlässliche Termine im Wochen- oder Zweiwochenrhythmus. Diese Termine sind die Anker deiner Tourtage und werden als erstes geplant.
- B- und C-Kunden einplanen: B- und C-Kunden füllen die Restkapazität rund um die Anker-Termine, idealerweise im selben Cluster. Ein C-Kunde in der Nähe eines A-Kunden kostet dich kaum Fahrzeit, ein C-Kunde am anderen Ende des Gebiets schon.
Wichtig zur Einordnung: Der Besuchsrhythmus ist hier nur ein Input für die Priorisierung, also die Frage, wer in einen vollen Tag gehört. Wie häufig du welchen Kunden konkret besuchen solltest, ist ein eigenes Thema mit eigenen Regeln. Für die Tagesplanung gilt als Faustregel: Zwei bis drei Kunden pro Cluster haben Priorität vor Streutouren quer durchs Gebiet. Eine Tour mit drei passenden Kunden im selben Cluster schlägt eine Tour mit fünf Kunden in drei Himmelsrichtungen, jede Woche aufs Neue.
Wie viel Puffer braucht jeder Termin?
Eine Route, die ohne Puffer gerechnet ist, bricht beim ersten Stau. Und Stau ist auf deutschen Autobahnen keine Ausnahme, sondern der Normalfall: Die ADAC Staubilanz 2025 zählt 478.000 Staustunden auf Autobahnen, rund 7 Prozent mehr als im Vorjahr[2]. Besonders staureich sind laut ADAC die Tage Mittwoch und Donnerstag, und an Werktagen gibt es ausgeprägte Stauspitzen morgens zwischen 6 und 9 Uhr sowie nachmittags zwischen 14 und 19 Uhr[2]. Genau in diese Fenster fallen die An- und Rückfahrten eines typischen Außendiensttags.
- Parkplatzsuche und Anlaufweg: Im Industriegebiet oder in der Innenstadt sind das schnell 10 bis 15 Minuten, die in keiner Routenberechnung auftauchen.
- Smalltalk und Empfang: Der Weg von der Anmeldung bis zum Gesprächsthema gehört zum Termin, auch wenn er nicht auf der Agenda steht.
- Gesprächsüberzeit: Gute Kundengespräche laufen länger als geplant. Plane ein, dass dein wichtigster Termin des Tages 20 Minuten überzieht, und lege danach keinen engen Anschluss.
- Nachbereitung: Notizen, CRM-Update und Next Steps brauchen Zeit. Wenn du sie nicht einplanst, wandern sie in den Abend.
Als Faustregel: Rechne pro Termin mit 10 bis 15 Minuten Puffer für Parken und Smalltalk, in Ballungsräumen oder rund um Feier- und Brückentage eher mehr. Bei festen Terminfenstern direkt vor Ort, etwa wenn der Kunde dich am Empfang einbestellt, reicht weniger. Entscheidend ist, dass der Puffer im Tagesplan steht und nicht nur in deinem Kopf.
Zählt die Fahrt zum ersten Kunden als Arbeitszeit?
Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat in einem Grundsatzurteil entschieden: Im Außendienst sind Fahrten von der Wohnung zum ersten Kunden und vom letzten Kunden zurück zur Wohnung vergütungspflichtige Arbeitszeit[3]. Betriebsvereinbarungen, die diese Zeiten verkürzen oder streichen, sind unwirksam, wenn der einschlägige Tarifvertrag sie uneingeschränkt der Arbeitszeit zurechnet[3].
- Erste und letzte Fahrt gehören in den Tagesplan: Diese Zeiten sind Arbeitszeit und damit Teil deiner Kapazitätsrechnung, nicht Anfahrt vor der Arbeit.
- Extreme Randlagen belasten das Arbeitszeitkonto: Wer sehr früh zum ersten Kunden oder sehr spät vom letzten Kunden fährt, verbraucht mit der Randfahrt echte Arbeitszeit.
- Lange Randfahrten verdrängen Termine: Eine Stunde Fahrt zum ersten Kunden ist eine Stunde, in der kein Termin stattfindet. Cluster-Planung von Schritt 1 verschiebt diese Zeit dorthin, wo sie Wert schafft.
Für deine Tourenplanung heißt das: Rechne die Randfahrten mit ein, wenn du die Zahl der Stopps pro Tag bestimmst. Ein Tag mit zwei Stunden Randfahrt trägt weniger Termine als ein Tag, an dem dein erstes Cluster nah an deiner Wohnung liegt. Das ist kein Formalkram, sondern schlicht Kapazität.
Wie nutzt man die Fahrt zwischen zwei Terminen produktiv?
Jetzt kommt der Punkt, den die meisten Tourenpläne übersehen. Die Route selbst ist schnell geplant, doch die eigentlich verlorene Stunde entsteht erst, wenn der Termin vorbei ist. Du kennst den Ablauf: letzter Termin endet um 17 Uhr, und abends tippst du Besuchsbericht und CRM-Updates zusammen, während die Details des Gesprächs schon verschwimmen. Manuell kosten Vor- und Nachbereitung rund eine Stunde pro Termin, und bei mehreren Terminen pro Tag ist das genau die Zeit, die dir für Kunden oder Familie fehlt.
Die Alternative: Verlege Briefing und Bericht in die Fahrzeit, die sonst als tote Zeit verpufft. Vor dem nächsten Stopp lässt du dich per Sprachanruf aus deinen CRM-Daten briefen: Wen du triffst, was das letzte Gespräch gebracht hat, welche Angebote offen sind. Nach dem Termin sprichst du im Auto oder in der Freisprechanlage den Besuchsbericht durch, statt ihn abends zu tippen. Kein Nachtragen, kein Feld ausfüllen.
- Briefing vor dem Termin: Meetingvorbereitung per Sprachanruf, basierend auf CRM-Daten und früheren Gesprächsnotizen, während du zum Kunden fährst.
- Besuchsbericht nach dem Termin: Du sprichst frei über das Gespräch, der Bericht entsteht strukturiert daraus, ohne dass du tippen musst.
- CRM-Update per Sprache: Deal-Phase, Next Steps, besuchte Kontakte und besprochene Produkte landen per Voice-to-CRM in den richtigen Feldern, unterstützt für Microsoft Dynamics 365, Salesforce, HubSpot und SAP.
- Follow-up auf der Heimfahrt: Die Nachfass-E-Mail entsteht als Entwurf, während das Gespräch noch frisch ist, und wartet zum Review in deinem Postfach.
Der alte Weg ist abendliche Schreibtischarbeit im Vertriebsalltag, rekonstruiert aus Erinnerung. Der neue Weg ist ein Anruf aus dem Auto, direkt nach dem Termin, mit frischem Gedächtnis. Genau diese Umstellung beschreiben wir ausführlich in CRM automatisch aktualisieren und in unserem Besuchsbericht-Leitfaden. Die Dokumentation selbst läuft dabei DSGVO-konform und ohne Aufnahme des Gesprächs. Genau hier setzen die Bliro Phone Assistants (Vicky & Tim) an: zwei persönliche Assistenten, die du per Sprachanruf auf dem Handy erreichst, für Briefing, Besuchsbericht und CRM-Update zwischen zwei Terminen.
Du hast jetzt alle Bausteine beisammen. Bevor du morgen die nächste Tour planst, geh diese Checkliste einmal durch:
- Gebietscluster vor Termine setzen: Bündele Kunden nach PLZ, Himmelsrichtung oder Radius und plane pro Tag ein Cluster, statt Termine quer durchs Gebiet zu sammeln.
- Stopps pro Tag mit Puffer kalkulieren: Verfügbare Arbeitszeit minus Puffer, geteilt durch Fahrzeit plus Gesprächs- plus Nachbereitungszeit. Rechne 10 bis 15 Minuten Puffer pro Termin ein und die Randfahrten als Arbeitszeit mit.
- Arbeitszeitregeln beachten: Die Fahrt zum ersten und vom letzten Kunden zählt als vergütungspflichtige Arbeitszeit und gehört in die Rechnung.
- Google Maps, Excel und Tourenplaner richtig einordnen: Bis zu etwa fünf Stopps reichen Maps für die Route und Excel für die Prioritäten, darüber hinaus optimiert ein Tourenplaner die Reihenfolge automatisch.
- Briefing und Besuchsbericht in die Fahrzeit verlegen: Sprachanruf vor dem Termin, Bericht und CRM-Update danach aus dem Auto, statt abends am Küchentisch.
Damit drehst du die eigentliche Verlustrechnung um: Die Tour spart Fahrzeit, und die Fahrzeit, die bleibt, arbeitet für dich statt gegen dich. Deine Termine gewinnt die Tour, deine Abende die Fahrzeit.
Quellen
Ein Tag im Außendienst mit Bliro im Einsatz.
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