Besprechungsprotokolle Guide: Schreiben von sinnvollen Protokollen (mit Protokoll Vorlagen)

Shubham Aggarwal bliro.io
Shubham Aggarwal
May 24, 2024
5 min read
Besprechungsprotokolle Guide: Schreiben von sinnvollen Protokollen (mit Protokoll Vorlagen)

Effiziente Meetings sind das Rückgrat eines gut organisierten Unternehmens. Ein Schlüsselelement dieser Effizienz sind Besprechungsprotokolle, die als offizielle Aufzeichnungen der getroffenen Diskussionen und Entscheidungen dienen. In diesem Guide erfahren Sie, was in ein Meeting Protokoll gehört, wie Sie effektive Besprechungsprotokolle schreiben, eine Meeting Agenda erstellen und welche Vorlagen Ihnen dabei helfen können.

Was gehört in ein Meeting Protokoll?

Ein Meeting Protokoll sollte folgende Punkte enthalten:

  • Datum, Uhrzeit und Ort der Besprechung
  • Namen der Teilnehmer und der abwesenden Personen
  • Eine Agenda oder Tagesordnung
  • Eine Zusammenfassung der besprochenen Punkte
  • Festgehaltene Entscheidungen und Maßnahmen
  • Zugeteilte Verantwortlichkeiten und Fristen

Es ist wichtig, dass das Protokoll klar und präzise ist, um Missverständnisse zu vermeiden und eine verlässliche Referenz für die Zukunft zu bieten.

Anleitung zum Schreiben von Protokollen

Meeting notes essentials
by Jason Goodman (https://unsplash.com/@jasongoodman_youxventures)

1. Grundlagen festlegen

  • Zweckbestimmung: Bespreche mit dem Projektleiter oder den Stakeholdern den Zweck des Protokolls. Entscheide, ob es ein Ergebnis-, Verlaufs- oder wörtliches Protokoll sein soll.
  • Inhaltsbestimmung: Definiere den Umfang und die wesentlichen Inhalte des Protokolls.

2. Vorbereitung

  • Vorlagen erstellen: Lege fest, welche Inhalte das Protokoll umfassen soll und erstelle entsprechende Vorlagen. Wähle zwischen Ausdruck oder digitaler Form.
  • Teilnehmer identifizieren: Falls unbekannte Personen teilnehmen, sorge für Namensschilder oder andere Identifikationshilfen.

3. Protokollführung

  • Hauptdokument: Dokumentiere alle wichtigen Informationen klar und strukturiert, um die Nachbearbeitung zu erleichtern.
  • Hilfsdokument: Führe ein zweites Dokument für Notizen über Unklarheiten oder Rückfragen.

4. Nachbereitung

  • Digitalisierung: Integriere visuelle Hilfsmittel wie Skizzen oder Notizen in das digitale Protokoll.
  • Textformulierung: Formuliere stichpunktartige Notizen in einen fließenden, gut lesbaren Text um.

5. Verteilung

  • Teilnehmer informieren: Verteile das fertige Protokoll an alle Meeting-Teilnehmer.
  • Zugänglichkeit gewährleisten: Stelle das Protokoll auch für Abwesende bereit, indem du es digital über E-Mail, im Intranet oder in einer Projektmanagement-Software teilst.

Diese strukturierte Anleitung soll das Schreiben von Protokollen übersichtlicher und effizienter gestalten.

Wie kann der AI Meeting Assistant von Bliro Ihnen beim Verfassen von Besprechungsprotokollen helfen?

Bliro glänzt als Vorreiter in der Meeting-Unterstützung und bietet eine Reihe von Funktionen, die die Meeting-Produktivität diskret steigern. Mit seiner Fähigkeit, Daten direkt in CRMs zu transkribieren, zusammenzufassen und zu integrieren, ohne jemals während Besprechungen sichtbar zu sein, setzt Bliro.io einen neuen Standard für die Effizienz beim Schreiben und Zusammenfassen von Besprechungsprotokollen.

Darüber hinaus müssen Sie Bbliro nicht in eines Ihrer Meeting-Tools integrieren. Bliro ist eine Desktop-App, die überall dort nutzbar ist, wo Ihre Besprechungen stattfinden, da sie direkt auf das Mikrofon des Computers zugreift.  Das erscheint, wenn und wo Besprechungen stattfinden, und tippt vor allem auf die direkte Audioquelle auf dem Gerät, um es zu transkribieren. Sie müssen nur einmal auf „Start“ klicken.

Hauptmerkmale

  • KEINE BOTS (unsichtbar): Funktioniert während Besprechungen auf einzigartige Weise unentdeckt, sorgt für Privatsphäre und verhindert Ablenkungen.
  • DSGVO-konform, OHNE dieeine Einwilligung einholen zu müssen: Bliro basiert auf einer Technologie, die Gespräche ohne die Aufnahme von Audio oder Video transkribiert und zusammenfasst. So ist Bliro leichter im Rahmen der DSGVO nutzbar. Hält sich strikt an die Datenschutzgesetze und bietet eine Lösung, die Ihre Gespräche nicht „aufzeichnet“, sondern sie stattdessen in Echtzeit übersetzt und zusammenfasst. Sie müssen nie wieder um Einwilligung bitten!
  • Transkription und Zusammenfassung in Echtzeit: Nutzt GPT-4 und die neuesten KI-Audiotranskriptionsmodelle, um sofortige, genaue Transkriptionen und prägnante Zusammenfassungen bereitzustellen und das Wesentliche und die Handlungspunkte jeder Diskussion zu erfassen.
  • KI-gestützte benutzerdefinierte Vorlagen für verschiedene Meetings: Jedes Meeting hat ein anderes Format und Sie können diese Formate in Bliro entsprechend den Anforderungen Ihrer Organisation für verschiedene Besprechungen anlegenAnrufe programmieren.
  • CRM-Integration: Automatisiert den Fluss von Besprechungsergebnissen in CRMs wie Salesforce und Hubspot und optimiertdoptimiert so Vertriebs- und Kundendienstprozesse.

Hilft Ihnen dabei

  • Transkription und Zusammenfassung Ihres Sitzungsprotokolls
  • Besprechungsdiskussionen im Gedächtnis behalten und mit den Teilnehmern teilen
  • Aktives Zuhören im GesprächTraining ohne Ablenkung durch Notizen
  • Verwandeln Sie Meeting-Gespräche in verwertbare Daten, die echten Mehrwert in Ihrer Organisation schaffenmit LLMs und Eingabeaufforderungen angefordert werden können.

Besprechungsprotokolle schreiben mit Bliro

Before Bliro
After Bliro

  1. Zieldefinition und -vorbereitung: Verbinden Sie Ihren Google-Kalender und erstellen Sie Ihre individuellen KI-gestützten Meeting-Vorlagen, indem Sie die erwarteten Diskussionsthemen auswählen.
  2. Aufzeichnen von Besprechungsprotokollen: Wann immer Sie ein Meeting haben, erhalten Sie von Bliro ein Popup-Fenster, um Ihr Meeting zu starten. Sobald Sie auf „Start“ klicken, erfasst Bliro im Hintergrund alles von Ihrem Meeting und speichert alle Ihre Zusammenfassungen auf einer Webplattform.
  3. Nachbearbeitung: Archivieren Sie Besprechungsprotokolle ganz einfach in Ihrem CRM für relevante Kontakte und teilen Sie Zusammenfassungen und Aktionselemente mit einem Klick per Slack und E-Mail.

Meeting Agenda erstellen

Eine gut strukturierte Agenda ist grundlegend für ein produktives Meeting. Sie sollte:

  • Den Zweck des Meetings klar definieren
  • Alle zu besprechenden Themen auflisten
  • Eine zeitliche Abfolge für die Themen vorgeben
  • Informationen enthalten, die die Teilnehmer im Voraus wissen müssen

Eine klare Agenda hilft, das Meeting fokussiert und effizient zu halten.

Vor dem Protokoll der Besprechung: Dinge, die es zu beachten gilt

Die Bedeutung von Besprechungsprotokollen

Besprechungsprotokolle sind wichtig für Transparenz und Rechenschaftspflicht in Organisationen. Sie dokumentieren Entscheidungen, vermeiden Missverständnisse und dienen als Referenz für zukünftige Besprechungen.

Meeting agenda template

von Annie Spratt (https://unsplash.com/@anniespratt)

Rechtliche Aspekte und Verantwortlichkeiten

Sitzungsprotokolle sind in einigen Gerichtsbarkeiten rechtlich relevant und dienen als Beweismittel. Genauigkeit und Vollständigkeit sind entscheidend. 

Eine bestimmte Person ist normalerweise für die Erstellung und Verteilung des Protokolls verantwortlich. Es ist wichtig, die Daten der Protokolle zu sichern, da sie vertrauliche Informationen enthalten können.

Aktives Zuhören und Notizenmachen während des Meetings

Aktives Zuhören ist in Besprechungen unerlässlich, um wichtige Punkte zu erfassen und wichtige Informationen nicht zu verpassen. Machen Sie sich Notizen mit Aufzählungspunkten und kurzen Sätzen, um die Informationen zu verarbeiten und sich daran zu erinnern. Stellen Sie während des Meetings Fragen, um etwaige Unklarheiten zu klären und wichtige Details nicht zu übersehen.

Unterscheiden Sie das Wesentliche vom Unwesentlichen

Bei der Erstellung von Besprechsungsprotokollen ist es wichtig, zwischen wesentlichen und nicht wesentlichen Informationen zu unterscheiden. Dokumentieren Sie nur die wesentlichen Diskussionen, Entscheidungen und vereinbarten Maßnahmen. Vermeiden Sie die Aufnahme persönlicher Meinungen oder Kommentare in das Protokoll, um die Objektivität zu wahren und das Treffen genau wiederzugeben.

Verwenden und passen Sie Vorlagen für Besprechungsprotokolle an

Vorlagen für Besprechungsprotokolle sind ein nützliches Tool, um den Protokollierungsprozess zu optimieren.

Um den Anforderungen jedes Meetings gerecht zu werden, sollten unterschiedliche Vorlagen verwendet werden. Diese Vorlagen können an die Bedürfnisse der Organisation und des Teams angepasst werden, um die Effizienz der Datenerfassung zu verbessern und die Qualität beizubehalten.

Digitale Tools und Software zur Protokollerstellung

Für die Erstellung von Besprechungsprotokollen stehen zahlreiche Tools und Software zur Verfügung, die Funktionen wie Transkription, Zusammenfassungen, Aufgabenzuweisung, Vorlagen und Suche bieten. 

Das richtige Tool hängt von den Anforderungen Ihres Unternehmens ab, wobei Effizienz und Genauigkeit im Vordergrund stehen.

Bei der Verwendung eines AI Meeting Assistant sollten jedoch die Sicherheit und der Datenschutz von Daten und Diskussionen oberste Priorität haben.

Wie schreibt man eine Protokoll Vorlage (mit Beispiel Vorlage)

Für das Schreiben von Besprechungsprotokollen können verschiedene Vorlagen genutzt werden. Sie erleichtern den Prozess und sorgen für Konsistenz. Besonders beliebt sind Vorlagen in Microsoft Word, die leicht angepasst werden können und oft bereits eine Struktur für die wichtigsten Protokollelemente bieten.

Besprechungsprotokoll Vorlage Word

Eine typische Besprechungsprotokoll Vorlage Word enthält:

  • Platz für Datum, Uhrzeit, Ort und Teilnehmer
  • Abschnitte für Agenda, Diskussionen, Entscheidungen und Maßnahmen
  • Bereiche für Verantwortlichkeiten und Deadlines

Solche Vorlagen sind online verfügbar und können je nach Bedarf des Unternehmens angepasst werden.

Hier ist ein Beispiel:

Fazit: Protokolle schreiben ohne Frust

Das Schreiben von Besprechungsprotokollen muss kein frustrierender Prozess sein. Mit der richtigen Vorbereitung, einer klaren Agenda und dem Einsatz von Vorlagen kann es zu einer routinierten und nützlichen Praxis werden, die zur Transparenz und Effektivität in Ihrem Unternehmen beiträgt.

Nutzen Sie diesen Guide, um Ihre Besprechungsprotokolle auf das nächste Level zu heben und sicherzustellen, dass keine wertvollen Informationen verloren gehen.

Bliro.io, Ihr KI-Meeting-Assistent, ist die neue Option, die Sie für Besprechungsprotokolle in Betracht ziehen sollten. Wenn Sie Ihre Transkription und Zusammenfassung automatisieren und diese nahtlos in den Arbeitsablauf Ihres Teams integrieren möchten, testen Sie Bliro noch heute KOSTENLOS.

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